Sales Administration Manager

Основные обязанности

1. Договорная работа и документооборот

• Подготовка, согласование и сопровождение договоров с заказчиками.
• Подготовка дополнительных соглашений, спецификаций, приложений и иной сопроводительной документации.
• Организация и контроль внутренних процедур согласования договорной документации.
• Контроль сроков подписания и исполнения договоров.
• Ведение реестра договоров и поддержание актуальности документации.

2. Работа с дебиторами и контрагентами

• Сбор и подготовка пакета документов для заведения новых дебиторов.
• Подготовка документов для заключения договоров с существующими партнерами.
• Проведение необходимых внутренних проверок контрагентов с использованием корпоративных инструментов и систем.
• Взаимодействие с финансовыми, юридическими и другими подразделениями компании в рамках регистрации и проверки контрагентов.
• Контроль полноты и корректности данных по клиентам и партнерам.

3. Работа во внутренних системах

• Ведение и актуализация данных в CRM, ERP и других корпоративных системах.
• Использование внутренних инструментов проверки дебиторов и подготовки договорной документации.
• Контроль статусов договоров, заказов и коммерческих предложений.
• Подготовка операционной отчетности по заказам, клиентам и договорам.

4. Сопровождение заказов и поставок

• Координация полного цикла заказа от получения заявки до отгрузки продукции заказчику.
• Подготовка заявок для отдела логистики.
• Взаимодействие с логистическими подразделениями по вопросам поставок и отгрузок.
• Контроль соблюдения сроков исполнения заказов.
• Ведение коммуникации с заводами-производителями по вопросам размещения заказов, подтверждения сроков производства и поставки оборудования.
• Координация взаимодействия между заводами, логистикой, техническими специалистами и заказчиками.
• Контроль исполнения заказов до момента завершения поставки.

5. Взаимодействие с клиентами

• Ведение деловой переписки и переговоров с заказчиками.
• Информирование клиентов о статусах заказов и сроках поставок.
• Сбор и обработка обратной связи от клиентов.
• Работа с претензиями и жалобами клиентов, связанными со сроками поставки, отгрузкой продукции или другими внештатными ситуациями.
• Координация действий внутренних подразделений для оперативного решения возникающих вопросов.

6. Коммерческая поддержка продаж

• Подготовка коммерческих предложений.
• Выполнение калькуляций и коммерческих расчетов.
• Подготовка спецификаций и сопроводительной коммерческой документации.
• Поддержка менеджеров по продажам при подготовке предложений и заказов.
• Базовое консультирование клиентов по продуктовой линейке SI EA PA.
• Взаимодействие с техническими специалистами для подготовки корректных технических и коммерческих решений.

7. Маркетинговая поддержка и отчетность

• Координация маркетинговых активностей подразделения.
• Взаимодействие с маркетинговой командой при подготовке и проведении клиентских мероприятий, семинаров, вебинаров, выставок и презентаций.
• Подготовка и консолидация маркетинговой отчетности.
• Сбор и анализ данных по результатам маркетинговых активностей.
• Подготовка презентационных и информационных материалов.
• Административная поддержка маркетинговых инициатив подразделения.

Требования к кандидату

Образование

• Высшее техническое образование (обязательно).
• Дополнительное образование в области экономики, управления, бизнеса, маркетинга или продаж будет преимуществом.

Опыт работы

• Опыт работы на аналогичной позиции (Sales Support, Sales Administration, Customer Service, Inside Sales) не менее 2-3 лет.
• Опыт сопровождения продаж в B2B-сегменте.
• Опыт договорной работы и документооборота.
• Опыт взаимодействия с клиентами, техническими специалистами и логистическими подразделениями.

Профессиональные знания и навыки

• Понимание процессов сопровождения продаж и договорной работы.
• Навыки подготовки коммерческих предложений и спецификаций.
• Опыт выполнения калькуляций и коммерческих расчетов.
• Базовые знания электротехнического оборудования, промышленной автоматизации либо готовность быстро освоить продуктовую линейку SI EA PA.
• Понимание процессов поставки оборудования и управления заказами.
• Умение работать с технической документацией.
• Навыки деловой переписки и ведения переговоров.
• Опыт подготовки управленческой и операционной отчетности.

Владение программами

• Уверенный пользователь Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• Продвинутый уровень Excel.
• Опыт работы с CRM-системами.
• Опыт работы с ERP-системами (SAP будет преимуществом).
• Навыки работы с системами электронного документооборота.

Владение языками

• Русский язык – свободное владение.
• Казахский язык – будет преимуществом.
• Английский язык (базовый уровень и выше) – желателен для работы с документацией, переписки с заводами-производителями и взаимодействия с международными подразделениями компании.

Личные качества

• Высокая ответственность и ориентация на результат.
• Внимательность к деталям.
• Системное мышление.
• Отличные организационные навыки.
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Развитые коммуникативные навыки.
• Клиентоориентированность.
• Стрессоустойчивость.
• Способность эффективно взаимодействовать с различными подразделениями и внешними партнерами.

Будет преимуществом

• Опыт подготовки управленческой и маркетинговой отчетности.
• Опыт ведения полного цикла продаж в B2B-сегменте: от переговоров с заказчиком, подготовки коммерческого предложения и согласования решения до сопровождения заказа, организации поставки и контроля отгрузки продукции.
• Опыт самостоятельного взаимодействия с техническими специалистами, заказчиками, заводами-производителями и логистическими подразделениями в рамках реализации заказов и проектов.
• Практический опыт работы с договорной документацией, коммерческими предложениями, спецификациями и сопровождением заказов.
• Опыт работы в роли Sales Support, Sales Administration, Customer Service, Inside Sales или Sales Manager в компаниях B2B-сегмента.
• Навыки работы с CRM-, ERP-системами и электронным документооборотом.
• Опыт координации маркетинговых мероприятий и подготовки маркетинговой отчетности.
• Английский язык на уровне, достаточном для чтения технической документации и ведения базовой деловой переписки и общения с представителями завода и штаб квартиры.

KPI позиции

• Своевременная подготовка и согласование договоров.
• Соблюдение сроков регистрации новых контрагентов и дебиторов.
• Минимальное количество ошибок в документации.
• Своевременное размещение и сопровождение заказов.
• Соблюдение сроков поставок и отгрузок.
• Качественная и оперативная обработка запросов клиентов.
• Своевременная подготовка коммерческих предложений и расчетов.
• Качественная подготовка маркетинговой и операционной отчетности.
• Высокий уровень удовлетворенности внутренних и внешних заказчиков.