Operations Coordinator, Mail & Workplace (m/w/d) - Zug

Description

Möchtest du dazu beitragen, eine Welt nachhaltigen Wohlstands zu bauen?  

Dann bewirb dich jetzt als Operations Coordinator, Mail & Workplace (m/w/d) in unserem Headquarter in Zug.

Als Operations Coordinator, Mail & Workplace spielst du eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung des effizienten Betriebs unseres Hauptsitzes. Zu deinen Hauptaufgaben gehört die Gestaltung unseres Arbeitsplatzes, um sicherzustellen, dass unsere Kollegen ein angenehmes und produktives Arbeitsumfeld haben. Hier kannst du eigenständig viele Initiativen entwickeln und selbst umsetzen. Zu deinen Aufgaben gehört es, ein Konzept zur Förderung des Mitarbeiterengagements und der Vernetzung zwischen unseren Teams zu entwickeln und umzusetzen. Außerdem bearbeitest du eingehende digitale und physische Post, leitest diese an interne Kollegen weiter und nimmst Kontakt mit Lieferanten und Behörden auf, um weitere Details zu bestimmten Anfragen zu sammeln. Dazu erstellst du regelmäßige Auswertungen und kommunizierst diese mit internen Kollegen, um rechtzeitige Bearbeitung der eingehenden Post zu gewährleisten. Darüber hinaus bist du für die Bearbeitung verschiedenster Rechnungen verantwortlich. Fließende Deutschkenntnisse sind für diese Position unerlässlich. Wir bieten:

• Karriereentwicklung und Weiterbildung: Bei Tesla hast du die Möglichkeit zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung durch regelmäßige Performance Reviews, gezielte Trainingsmaßnahmen und Weiterbildungsmöglichkeiten 
• Unternehmenskultur : Tauche ein in unsere inspirierende Unternehmenskultur, in der Innovation, Teamwork und Leidenschaft im Mittelpunkt stehen.  
• Innovative Projekte: Du hast die Chance, an wegweisenden Projekten und Technologien zu arbeiten, die die Zukunft der Automobilindustrie und nachhaltiger Energie mitgestalten 
• Vorteile und Zusatzleistungen: Dich erwartet ein wettbewerbsfähiges Gehaltspaket, das neben Tesla Aktien oder einem Cash Award auch den Zugang zu unserem Corporate Benefits und Tesla’s Employee Assistance Program, 25 Tage Ferien, ein 13. Monatsgehalt 
• Engagiertes Team und positive Arbeitsatmosphäre: Arbeite in einem motivierten Team mit einer tollen Stimmung und hervorragender Teamarbeit. Sei Teil eines Teams, das einen Beitrag zur nachhaltigen Zukunft und zu erneuerbaren Energien leistet 
  

Responsibilities

• Du bist für die Arbeitsplatzverwaltung verantwortlich und stellst eine komfortable und produktive Arbeitsumgebung sicher. Außerdem überwachst und füllst du Büromaterial und andere wichtige Dinge auf, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten
• Du identifizierst proaktiv Möglichkeiten zur Verbesserung des Arbeitsplatzes und der Mitarbeiterzufriedenheit, und setzt diese eigenständig um
• Du erstellst regelmäßige Auswertungen, um den Fortschritt visibel zu machen. Du empfängst und verarbeitest sorgfältig eingehende digitale und physische Post. Du leitest die E-Mails an die entsprechenden internen Abteilungen und Kollegen weiter, stellst eine effiziente Kommunikation sicher und führst eine gute Dokumentation von ein- und ausgehender digitaler Post
• Du nimmst Kontakt zu Lieferanten und Behörden auf, um notwendige Informationen im Zusammenhang mit eingehenden Postsendungen und Anfragen zu sammeln
• Du arbeitest mit verschiedenen Teams und unseren externen Anbietern zusammen, um die Postverarbeitungsprozesse und den Arbeitsablauf zu optimieren
• Du bearbeitest Rechnungen für verschiedene Dienstleistungen und Waren und achtest dabei auf Genauigkeit und Einhaltung der Unternehmensrichtlinien
• Du bist für die Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen und Meetings verantwortlich. Dazu verhandelst du Kosten mit externen Lieferanten

Requirements

• Du sprichst fließend Deutsch und Englisch
• Du hast starke organisatorische Fähigkeiten und kannst mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten und effektiv Prioritäten setzen
• Du besitzt ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten für die Zusammenarbeit mit Kollegen und externen Parteien
• Du besitzt Liebe zum Detail und achtest auf Genauigkeit in der Postbearbeitung und Rechnungsbearbeitung
• Du bist proaktiv und hast einfallsreiche Fähigkeiten zur Problemlösung
• Du gehst sicher mit digitalen Kommunikationsmitteln und Office-Software um (z.B. Outlook, Excel, Word)
• Du kannst idealerweise erste Erfahrung in der Postbearbeitung, Büroverwaltung oder einem verwandten Bereich vorweisen. Dies ist aber nicht zwingend erforderlich